Náklady na dopravu a ubytování

Do jaké výše lze odečíst firemní náklady vynaložené na přepravu zaměstnanců? Jsou daňově uznatelné náklady za všechny druhy pronájmů?

   Podle novely zákona o daních z příjmů lze jako daňově účinný výdaj na straně zaměstnavatele zohlednit určité části výdajů vynakládaných na dopravu zaměstnanců do zaměstnání a jejich přechodného ubytování. Jaké náklady byly daňově uznatelné před jejím přijetím?

   Novelou zákona o daních z příjmů byla s účinností od 1. ledna 2006 provedena jedna z dlouho očekáváných změn směřující k podpoře mobility pracovních sil v České republice, u které se předpokládá pozitivní vliv na snižování nezaměstnanosti a vyhovění potřebám rostoucího počtu zahraničních investorů. Jako daňově účinný výdaj na straně zaměstnavatele lze zohlednit určité části výdajů vynakládaných na dopravu zaměstnanců do zaměstnání a jejich přechodného ubytování. Jak už to v daňové legislativní praxi ale bývá, tuto změnu lze považovat pouze za nesmělé vykročení tím správným směrem, protože nová ustanovení se budou v praxi vztahovat pouze na určitou část zaměstnavatelů řešících problém mobility svých zaměstnanců.

   Řada společností je nucena zajistit pro své pracovníky dopravu do zaměstnání. Platí to zejména u podniků postavených na zelené louce v oblasti, kde veřejná doprava nepokrývá potřeby společnosti a jejích zaměstnanců dojíždějících do dvou či třísměnných provozů.

   Argument, že ubytování a doprava do zaměstnání je čistě soukromou záležitostí zaměstnance, neobstojí v dnešní době, kdy mnoho nových zahraničních investorů zažívá stále větší obtíže zaměstnat určité profese, protože postavili své podniky na zelené louce v dopravně těžko dostupných oblastech, nebo sice v relativně dobře dostupných oblastech, ale kde v blízkém okolí jsou příslušné profese vyčerpány a je třeba oslovit a získat pracovní síly z různých koutů republiky.

   Společnosti pak zpravidla přistupují k uzavírání smluv se smluvními dopravci, na základě nichž dopravce na určitých trasách vyzvedává zaměstnance žijící v příslušné oblasti a zajišťuje jejich přepravu do podniku na odpovídající pracovní směnu. Dále firmy poskytují přechodné ubytování určitým skupinám zaměstnanců v ubytovacích zařízeních různého druhu (obvykle najatých od třetí osoby). Náklady na takovou dopravu a ubytování pak obvykle hradí společnost v plné výši nebo zčásti.

   Vzhledem k negativním daňovým důsledkům takového postupu se dosud jednalo o řešení poměrně nákladné. Před zmíněnou novelou totiž tyto náklady nebyly pro společnost daňově uznatelné. Daňově uznatelným nákladem (v obecných případech) byla pouze doprava a ubytování zaměstnanců v rámci pracovních cest, kdy cesty na místo a z místa výkonu práce (pravidelného pracoviště) za pracovní cestu nelze považovat.

   Částečné ulehčení v této negativní situaci přinesla poměrně nedávná novela zákona o zaměstnanosti, která umožnila společnostem získat zvláštní dotaci určenou na dopravu zaměstnanců do práce. Od října 2004 měli totiž zaměstnavatelé možnost získat státní dotaci, pokud byla dopravní obslužnost v dané oblasti nedostatečná nebo pokud nabízené přepravní služby nesplňovali potřeby zaměstnavatele či jeho zaměstnanců.

   Dotaci bylo možno poskytnout až do výše 50 % skutečných nákladů, jež vznikly zaměstnavateli v souvislosti se zajišťovanou přepravou. Společnost musela podat v případě zájmu o dotaci zvláštní žádost a splnit určité požadavky, případně dojednat s odpovědnými úřady skutečnou výše dotace.

   Tato dotace tedy znamenala určitou výhodu, která sice částečně vyrovnávala finanční a daňovou zátěž vznikající zaměstnavatelům, nicméně bylo poměrně administrativně náročné tuto dotaci získat.

   Jaké podmínky je nutné splnit pro daňovou uznatelnost nákladů na dopravu? Dopravní prostředky musí být výhradně ve vlastnictví zaměstnavatele?

   Nové ustanovení zákona o daních z příjmů stanoví, že daňově uznatelnými výdaji jsou: "...výdaje (náklady) na dopravu zaměstnanců do zaměstnání a ze zaměstnání zajišťovanou zaměstnavatelem vlastními nebo jím pronajatými dopravními prostředky nebo dopravními prostředky smluvního dopravce. Za dopravní prostředky se pro účely tohoto ustanovení považují motorová vozidla pro přepravu deseti a více osob."

   Toto ustanovení tedy umožňuje odečíst náklady zaměstnavatele vynaložené za účelem přepravy zaměstnanců do a z místa výkonu práce od základu daně z příjmů bez jakéhokoli omezení výše těchto nákladů. Dopravní prostředky mohou být ve vlastnictví zaměstnavatele, pronajaté nebo provozované smluvním dopravcem.

   Omezení se týká jen druhu dopravních prostředků, které musí mít pro účely tohoto ustanovení pouze charakter hromadných dopravních prostředků (tj. zejména autobusy, minibusy).

   Nelze tedy daňově uznat náklady na dopravu zaměstnanců do zaměstnání firemními či soukromými osobními automobily. V tomto případě lze záměr zákonodárců chápat z důvodu relativně vysoké pravděpodobnosti zneužívání této podpory.

   Co však již lze chápat méně, je skutečnost, že v zákoně o daních z příjmů nedošlo ke změně vymezení osvobozených příjmů zaměstnanců ze závislé činnosti. To znamená (tak jako před novelou), že by mělo být snížené nebo nulové jízdné nadále považováno za zdanitelné nepeněžní plnění zaměstnanci.

   V praxi to tedy může znamenat administrativně náročnou povinnost zaměstnavatele stanovit obvyklou tržní cenu jízdného pro jednotlivé zaměstnance podle vzdálenosti jejich bydliště a na základě počtu jízd v daném měsíci přidaňovat v jejich mzdě toto obvyklé jízdné (či jeho část, pokud zaměstnanec na jízdné přispívá). Fakt, že nedošlo k osvobození zaměstnanců od tohoto nepeněžního plnění, znamená, že deklarovaná podpora mobility pracovních sil zůstala jaksi na půli cesty.

   Jsou nyní daňově uznatelné náklady na nájem bytů pro své zaměstnance, například zahraniční specialisty zaměstnané na dobu určitou, kteří se v bytě vystřídají?

   Ne. Další nové ustanovení zákona o daních z příjmů stanoví, že daňově uznatelnými výdaji jsou: "...výdaje (náklady) na přechodné ubytování zaměstnance s výjimkou přechodného ubytování v rodinném domě nebo bytě, a to maximálně do výše 3500 Kč měsíčně, nejde-li o ubytování při pracovní cestě, poskytované jako nepeněžní plnění zaměstnavatelem zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce, pokud obec přechodného ubytování není shodná s obcí, kde má zaměstnanec bydliště".

   Podmínka odlišnosti obce přechodného ubytování od obce, kde má zaměstnanec bydliště (faktické dlouhodobé bydliště, nemusí být shodné s obcí, kde je hlášen k trvalému pobytu), je pochopitelná. Dále lze chápat v důvodové zprávě deklarovaný záměr zákonodárce vyloučit zneužívání této podpory omezením maximální částky na výši 3500 Kč za jednoho zaměstnance za měsíc.

   Co lze chápat již méně, je omezení pouze na případy ubytování v hromadných ubytovacích zařízeních. Pro tato zařízení absentuje jednoznačné vymezení v rámci platných právních norem, proto zákon výslovně vyloučil ubytování v rodinném domě nebo bytě, což jsou jednotky jednoznačně vymezené jinými právními předpisy.

   Je zřejmé, že ne pro všechny zaměst-nance je vhodné či praktické v dané lokalitě bydlet v ubytovnách, hotelích či podobných hromadných ubytovacích zařízeních. V praxi je poměrně běžná situace, kdy zaměstnavatelé v místě výkonu práce pronajímají rodinný dům nebo byt, ve kterém bydlí jeden či více jejich zaměstnanců.

   Byty bývají obvykle poskytovány stálým zaměstnancům (určitým profesím), ale běžně také krátkodobým zaměstnancům. Tento postup, kdy společnost drží dlouhodobě nájem několika bytů pro své zaměstnance - například zahraniční specialisty zaměstnané na dobu určitou, kteří se v bytě vystřídají - je obvykle finančně výhodnější než jejich ubytovávání v hromadných ubytovacích zařízeních.

   Poskytování ubytování v bytech je navíc nezbytné zejména v případě podniků v průmyslových zónách na zelené louce, kde se nemusí v blízkosti nacházet vhodné hromadné ubytovací zařízení. Je tedy zřejmé, že velká část společností si neužije daňové výhody tohoto nového ustanovení.

   Lze považovat hodnotu ubytování poskytovanou jako nepeněžní plnění zaměstnavatelem zaměstnanci (za obdobných podmínek vymezených výše) za plnění osvobozené od daně ze závislé činnosti na straně zaměstnance?

   Ano. Na rozdíl od nákladů na dopravu lze zřejmě podle již dříve platného ustanovení zákona o daních z příjmů považovat hodnotu ubytování poskytovanou jako nepeněžní plnění zaměstnavatelem zaměstnanci jako plnění osvobozené od daně za závislé činnosti na straně zaměstnance.

   Novela zákona o daních z příjmů přinesla pozitivní změny pro zaměstnavatele řešící problém mobility svých zaměstnanců, které se však bohužel budou v praxi vztahovat na některé pouze ve velmi omezené míře a na některé z nich vůbec.