Co musí obsahovat zápočtový list?

Skončení zaměstnání musí provázet nejen finanční vypořádání mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, ale i administrativní vypořádání. Co musí a co nesmí obsahovat?

Které údaje jsou povinnou součástí zápočtového listu?

Zaměstnavatel vydává zaměstnanci povinně (automaticky, tedy bez jakékoliv žádosti) potvrzení o zaměstnání - tzv. zápočtový list.

Při skončení pracovního poměru a nově (podle nového zákoníku práce účinného od 1. ledna 2007) také při skončení dohody o pracovní činnosti je zaměstnavatel povinen vydat zaměstnanci potvrzení o zaměstnání a uvést v něm (podle ust. § 313 odst. 1 zákoníku práce):

- údaje o zaměstnání, zda se jednalo o pracovní poměr nebo dohodu o pracovní činnosti a o době jejich trvání,

- druh konaných prací,

- dosaženou kvalifikaci,

- odpracovanou dobu a další skutečnosti rozhodné pro dosažení nejvýše přípustné expoziční doby (týká se pracovníků v hornictví, šlo-li o práci v hlubinných dolech),

- zda ze zaměstnancovy mzdy jsou prováděny srážky, v čí prospěch, jak vysoká je pohledávka, pro kterou mají být srážky dále prováděny, jaká je výše dosud provedených srážek a jaké je pořadí pohledávky (to platí jak pro soudní a úřední exekuci, kdy je nutné uvést, kterým soudem nebo správním orgánem byla nařízena a číslo jednací příslušného rozhodnutí, tak i pro srážky na základě uzavřených dohod o srážkách ze mzdy),

- údaje o započitatelné době zaměstnání v I. a II. pracovní kategorii za dobu před 1. lednem 1993 pro účely důchodového pojištění (tj. dobu získanou v preferované pracovní kategorii v období před zrušením těchto pracovních kategorií vzhledem k tomu, že nároky vyplývající ze zařazení zaměstnání do tzv. I. a II. pracovní kategorie se přiznávají až do 31. 12. 2018).

Při skončení pracovněprávního vztahu vykonávaného na základě dohody o provedení práce se zápočtový list nevydává.

Je nutné zaznamenávat údaje, které se týkají nemocenského pojištění?

Údaje o výši průměrného výdělku a o dalších skutečnostech rozhodných pro posouzení nároku na podporu v nezaměstnanosti je zaměstnavatel (podle ust. § 313 odst. 2 zákoníku práce) povinen uvést na žádost zaměstnance v odděleném potvrzení. (Podle dřívější právní úpravy byly povinnou náležitostí potvrzení o zaměstnání.) Součástí potvrzení o zaměstnání podle nové právní úpravy již nejsou ani skutečnosti rozhodné pro posouzení nároků na dávky nemocenského pojištění. Tyto údaje (zejména o čerpání, respektive případném vyčerpání podpůrčí doby) by měl zaměstnavatel potvrzovat v samostatném dokumentu (viz ust. § 29 odst. 1 zákona č. 582/1991 Sb., v platném znění). Nicméně odborníci v dané problematice (např. A. Chládková: Nad zápočtovým listem, Průvodce pracovněprávními předpisy č. 7-8/2007) doporučují i nadále uvádět příslušné údaje (týkající se nemocenského pojištění) v jednom potvrzení jako dosud, tedy v zápočtovém listě, avšak současně do potvrzení přidat větu "Zaměstnanec souhlasí s uvedenými údaji a potvrzuje převzetí tohoto dokumentu" a kopii nechat zaměstnanci podepsat.

Je součástí zápočtového listu i hodnocení práce zaměstnance?

Zaměstnavatel by se měl vyvarovat toho, aby do potvrzení o zaměstnání uváděl údaje nad rámec předepsaný zákonem, aniž by s tím zaměstnanec souhlasil. Pokud by svévolně učinil součástí zápočtového listu např. skutečnosti hodnotící práci bývalého zaměstnance (zpravidla s úmyslem upozornit jeho budoucího zaměstnavatele na nedostatky zaměstnance), pak by se dopustil porušení zákona. Takové hodnocení může být součástí pouze pracovního posudku. Nesouhlasí-li zaměstnanec s obsahem potvrzení o zaměstnání (totéž platí o obsahu pracovního posudku), může se domáhat do 3 měsíců ode dne, kdy se o jeho obsahu dověděl, žalobou u soudu, aby zaměstnavateli bylo uloženo přiměřeně jej upravit.

V jaké lhůtě musí zaměstnavatel vydat potvrzení o zaměstnání?

Povinnost vydat zápočtový list je spojena se skončením pracovněprávního vztahu; nesprávné jsou proto domněnky některých zaměstnavatelů, že na vydání potvrzení o zaměstnání mají lhůtu 8 či dokonce více dnů po skončení zaměstnání.

Zaměstnavatel není oprávněn vázat vydání potvrzení o zaměstnání na splnění nějaké povinnosti zaměstnance - např. na úhradu způsobené škody, vrácení pracovních pomůcek apod. Pokud by zaměstnavatel způsobil, zvláště pak nevydáním (zadržováním) zápočtového listu, zaměstnanci škodu tím, že mu tak znemožnil vstoupit do nového zaměstnání a zaměstnanec toto prokázal, mohl by se pracovník účinně domáhat odškodnění. Ačkoliv v této souvislosti dlužno poznamenat, že řadu informací může zaměstnanec doložit svému potenciálnímu zaměstnavateli jinými doklady (např. údaje o zaměstnání nebo druhu konaných prací pracovní smlouvou nebo dohodou o pracovní činnosti; údaj o dosažené kvalifikaci zaměstnanec zpravidla stejně dokládá ještě příslušným výstupním dokumentem vzdělávací instituce - diplomem, vysvědčením atp.); nadto některé údaje z potvrzení o zaměstnání se týkají jen úzce vymezené (značně minoritní) skupiny zaměstnanců. Z povinnosti zaměstnavatele vydat potvrzení o zaměstnání nevylučuje zákoník práce žádnou kategorii zaměstnanců; není proto rovněž pravda, že zápočtový list nemusí být vydán např. zaměstnancům odcházejícím do starobního důchodu nebo studentům na letní prázdninové brigádě.

Existuje závazný vzor?

Ne. Pro potvrzení o zaměstnání není předepsán žádný oficiální tiskopis jako vzor. Zákoník práce, ani jiný předpis jej v příloze neobsahují. Zaměstnavatelé často používají zakoupené formuláře z produkce různých poradenských firem a vydavatelství. Všechny takové tiskopisy však jsou pouze soukromým vydáním. Za úplnost a správnost obsahu potvrzení o zaměstnání odpovídají sami zaměstnavatelé, nikoliv autoři či vydavatelé formulářů.